Кейс: автоматизация бизнес-процессов компании “Патент Онлайн”

Клиент

Компания “Патент Онлайн” занимается тем, что помогает приезжим с оформлением миграционных документов, необходимых для работы в Российской Федерации. Они сообщают своим клиентам перечень необходимых документов для получения лицензии или другой услуги, собирают их, обрабатывают и передают лицензиату. А потом выдают клиентам готовые документы на руки.

Задача

К нам “Патент Онлайн” обратились с задачей автоматизации их бизнес-процессов. Нам предстояло разработать онлайн-сервис для клиентов компании, через который они могли бы загружать документы, составлять заявки, редактировать их и следить за статусами своих заявок. Весь этот процесс на сайте необходимо было интегрировать с 1С-системой “Патент Онлайн”, чтобы все изменения одновременно фиксировались и там, и там.

Решение

Чтобы организовать автоматизацию бизнес-процессов компании, мы пришли к решению: разработать веб-сервис, доступный клиентам “Патент Онлайн”, в котором они смогут получать услуги в полном объеме: от подачи заявки до уведомления о том, что можно забрать готовые документы. Предполагалось, что весь процесс оформления будет проходить онлайн для удобства клиентов и самой компании.

Проектирование

Чтобы раскрыть все технические особенности сервиса, расскажем поэтапно, как он работает.

На первом этапе пользователь регистрируется в сервисе “Патент Онлайн”.

На втором этапе он выбирает необходимую услугу и заполняет заявку — для этого ему нужно приложить отсканированные экземпляры документов и заполнить анкету.

На третьем этапе эта заявка приходит в 1С со всей необходимой информацией. Оператор проверяет ее и далее возможны несколько вариантов развития событий. Если заявка оформлена неверно, оператор отправляет ее на доработку, если выполнить ее невозможно, заявку отклоняют; если с заявкой все в порядке, она получает статус “ожидает оплаты”. В любом из этих трех случаев пользователь получает соответствующее сообщение о судьбе его заявки — по смс и через уведомление в самом сервисе.

На четвертом этапе после оплаты от клиента заявка отправляется на проверку лицензиату. Здесь тоже возможны несколько вариантов развития событий, как в предыдущем этапе. 

Если все прошло гладко, клиент получает сообщение о том, когда и куда ему нужно прийти, чтобы получить готовые документы по его заявке.

Также во время алгоритма, в зависимости от услуги, может появиться еще один этап: направление на медкомиссию. В этом случае клиент автоматически получает информацию, когда и куда ему необходимо явиться, чтобы пройти ее.

При каждом изменении статуса заявки пользователь на сайте видит соответствующий комментарий — благодаря этому он ясно видит путь своей заявки, а бизнес-процессы компании автоматизируются и становятся более прозрачными.

Дизайн

Дизайн сайта решили делать минималистичным, чтобы визуально не отвлекать пользователей от содержания, а сделать упор на удобство и скорость оформления заявки.

Адаптивность

Сайт разработан в двух версия: десктопная и мобильная. Пользоваться им клиенты смогут и с компьютера, и со смартфона.

Детали

Среди прочего функционала по автоматизации бизнес-процессов мы добавили в сервис и функционал “сканера”, чтобы сохранять фотографии, которые прикладывают пользователи к своим заявкам, в более высоком качестве.

Также помимо функционала личного кабинета пользователя мы разработали и административную панель сервиса — для операторов. Там они могут следить за всей статистикой заявок и видеть, в каком статусе находится каждая заявка за выбранный период времени. Также операторы могут отслеживать статус оплаты заявок и просматривать подробную информацию по каждому клиенту. Вот, как это выглядит:

Кому и как может быть полезен кейс

Кейс будет интересен компаниям, которые хотят автоматизировать бизнес-процессы, сделать их более понятными для клиентов и удобными для сотрудников. Также это решение — наглядный пример того, как интегрировать сайт в 1С-систему.